Механизм организации бухгалтерского учета

Механизм организации учета хозяйствующими субъектами включает следующие основные элементы.

Выбор лиц, ответственных за ведение бухгалтерского учета. В соответствии с Законом ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации.

В его компетенцию входит утверждение учетной политики, рабочего плана счетов, форм первичных документов, проведение порядка инвентаризации, организация документооборота.

Руководитель предприятия определяет, на кого возложить ответственность за ведение бухгалтерского учета.

Так, в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» в зависимости от объема учетной работы он может:

• учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
• ввести в штат должность бухгалтера;
• передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
• вести бухгалтерский учет лично.

Три последних варианта рекомендуется применять в организациях, относящихся по законодательству РФ к субъектам малого предпринимательства.

Определение должностных обязанностей работников бухгалтерии. Руководителем определяются порядок назначения и увольнения главного бухгалтера, его полномочия, а главный бухгалтер определяет должностные обязанности сотрудников бухгалтерии.

Все это документально закрепляется в Положении о бухгалтерии. Положение представляет собой правовой акт, определяющий права, обязанности и организацию работы бухгалтерии.

Данный документ относится к унифицированной системе организационно-распорядительной документации и имеет четко установленную структуру.

1. Раздел «Общие положения» содержит сведения о численности и штатах бухгалтерии, распределении обязанностей, перечень законодательно-нормативных актов, которыми руководствуется бухгалтерия в своей деятельности. Заканчивается раздел требованиями, предъявляемыми к руководителю бухгалтерии.
2. Во втором разделе Положения излагаются цели и задачи бухгалтерии, определяющие ее функции.
3. третий раздел Положения раскрывает функции бухгалтерии. На основе перечисленных функций разрабатываются должностные инструкции работников бухгалтерии.
4. Четвертый раздел «Права и обязанности главного бухгалтера (его заместителей)» включает должностную инструкцию главного бухгалтера, составленную на основе Федерального закона «О бухгалтерском учете», Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ и Положения о главных бухгалтерах (действует с 1980 г.). Последнее не потеряло актуальности в части, не противоречащей федеральному законодательству о бухгалтерском учете.
5. В пятом разделе «Взаимоотношения» указываются службы, с которыми бухгалтерия взаимодействует (со всеми структурными подразделениями – по вопросам бухгалтерского учета; с юридической службой – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов; с отделом кадров – по вопросам подбора кадров в бухгалтерию, по расчетам заработной платы персоналу и т.д.).
6. Шестой раздел «Организация работы» включает правила внутреннего распорядка работы бухгалтерии.

В тех случаях, когда организация попадает в число субъектов, подлежащих обязательному аудиту, в данный раздел вписывается соответствующая информация. Положение оформляется на бланке организации за подписью главного бухгалтера и утверждается руководителем предприятия.

Таким образом, Положение о бухгалтерии – многопрофильный документ, четко регламентирующий порядок ее работы. От тщательности и детализации его разработки зависит эффективность построения и организации бухгалтерского учета на предприятии.

Выбор степени централизации учета, зависит от централизации управления и определяется руководителем организации, который принимает решения о необходимости исчисления экономической эффективности отдельных хозяйственных участков (структурных подразделений) в рамках одного юридического лица, для чего необходимо их выделение на отдельный баланс, т.е. децентрализация.

Таким образом, на крупных и средних предприятиях, имеющих сложную организационную и производственную структуру, ведение бухгалтерского учета может быть централизовано и децентрализовано.

В тех случаях, когда сбор, обработка и формирование бухгалтерских данных осуществляются в отдельных производственных подразделениях (филиалах), а головная бухгалтерия ведет сводный учет в целом по предприятию, налицо децентрализованная организация учета.

При централизованном учете на предприятии в производственных подразделениях реализуются функции сбора бухгалтерских данных (возможна предварительная обработка), а формирование отчетных сводок по ним и разработку отчетности осуществляет главная (центральная) бухгалтерия предприятия.

Выбор организационной структуры бухгалтерии. Она (как при централизованной, так и при децентрализованной организации) предполагает три основных вида: функциональный, линейный и линейно-функциональный.

Определение материальной ответственности работников. В целях обеспечения сохранности имущества организации с рядом работников заключаются договоры о полной либо частичной материальной ответственности (с кассирами, продавцами, кладовщиками, экспедиторами и т.д.). Определение объектов, порядка и сроков проведения инвентаризации.

Разделение учетных и хозяйственных функций. В целях недопущения злоупотреблений необходимо отделение функций по ведению учета от функций по осуществлению хозяйственной деятельности (крайне нежелательно совмещение одним лицом бухгалтерских и хозяйственных обязанностей, например, приобретения материальных ценностей и учета операций по их движению или оприходования и выдачи денежных средств и учета операций по и движению и т.д.).

Выбор формы бухгалтерского учета. Организация вправе самостоятельно выбирать (разрабатывать) форму бухгалтерского учета, т.е. состав, структуру и порядок формирования учетных регистров, что определяется характером и масштабом деятельности, потребностями управления, объемом обрабатываемой информации, техническими возможностями автоматизации и другими факторами.

Утверждение рабочего плана счетов и номенклатуры объектов аналитического учета.

Утверждение форм первичных учетных документов. Помимо типовых унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых обязательно, организация вправе самостоятельно разрабатывать и применять собственные бланки первичных документов.

Такие документы используются в случае отсутствия типовых форм для отражения отдельных операций, либо применяются в дополнение к унифицированным формам.

Утверждение форм бухгалтерской финансовой отчетности, варианта представления числовой информации в бухгалтерской финансовой отчетности.

Для рационального распределения труда между работниками учетного аппарата составляют перечень всех учетных операций, подлежащих выполнению за месяц, и устанавливают нормы времени выполнения каждой из них работниками бухгалтерии.

Для этого разрабатывают план организации бухгалтерского учета, который включает:

• план документации и документооборота;
• план инвентаризации;
• рабочий план счетов и проект их корреспонденции;
• план отчетности;
• план технического оформления учета;
• план организации труда и повышения квалификации работников бухгалтерии;
• план проверок и ревизии;
• организацию бухгалтерского архива.